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公司年会去哪开,会议场所怎么选你知道吗?
发布时间:2014-12-01:作者:admin 阅读次数:4463 文章出自:长沙千龙湖生态旅游度假村

    又要接近年底了,每个单位少不了年终总结大会之类的会务活动。怎么选择会议场所,直接影响会议的效果。年会会议场所的选择,有很多的细节需要考虑,地点,所能提供的服务,会议室的大小,以及相关设备,成本等等都要考虑在内。那么该如何选择年会会议场所呢?该注意那些细节?

    选择适合的会议场所,必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

 

一、酒店选择

1、类型选择:

   

商务型酒店:这类酒店无论在外部设计,还是在内部装修,以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上,一般都体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店有一个或多个多功能厅,24小时全天候办公,有较强的服务能力。但缺点是缺少休闲娱乐度假的情趣,对于想要利用年会这个机会给员工一个度假福利的单位,需要重新考虑了。

 

 

    度假型酒店:度假村一般建在旅游胜地,外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色,集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展,度假村在会议设施、美食和特色活动等方面优势日益明显,这些无疑大大方便了举行会议的单位。利用年会,可以让辛苦了一年的员工放松休闲一回,即可以达到年会的目的,又能赢得员工的欢心,一举两得,岂不快哉?

 

2、距离选择

 

    位于市中心:在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离。如果与会者来自国内或本地区,那么选择这样的酒店是明智的。有些酒店被公认为服务一流,良好的口碑常使酒店成为会议筹划者的首选会议场所。

    位于市郊:对于需乘飞机从外地而来的与会者来说,位于市郊的酒店可能不是很吸引人。从机场至会场和住地要花不少时间,从而不宜选择这类酒店。但对于当地可驱车前往的与会者来说,这类酒店还是大受欢迎的。

 

 

二、会议类型与场所的搭配

    举办培训活动的最佳环境是能提供有完善培训设施的会场。

    研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(风景秀丽、场地开阔的宁静场所)。

    大公司年会的地点选择接待服务能力强、休闲娱乐项目丰富的大型度假村比较理想。

    重大的奖励、表彰型会议一定要有档次,要引人入胜,会场的档次非常重要。

有重要政府领导和嘉宾参与的公司会议,可以选择知名度较高、会务场所高大上的酒店,会务场所的品牌性非常重要。

 

 

三、现场参观注意事宜

在考虑去做现场参观之前,先检查一下是否已具备了前提条件:

报价方(酒店)接受和同意会议名细表中各项事宜;

报价房(酒店)应是后选名单中较好的一个;

对报价(酒店)方拟订的合同条款基本接受。

 

 

 

四、亲临现场实地考察

对于亲临现场进行考察应注意以下五点:

会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题;

只要可能,一定要在酒店建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观,因为这会使酒店产生直接费用;

不要出于个人原因再次参观酒店;不要随带家属同行;

想一想是以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况为好还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的。

 

 


 

 

 

 

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